Geriausi kandidatai darbo rinkoje dažnai išbūna vos 10 dienų, tačiau vidutinė samdos trukmė pasaulyje šiandien siekia apie 44 dienas. Toks skirtumas kelia rimtą riziką – ne tik dėl prarastų talentų, bet ir dėl augančių atrankų kaštų, vėluojančių projektų bei didėjančio komandos krūvio. Šiame straipsnyje aptarsime, kas yra Time to Hire rodiklis, kodėl jį svarbu stebėti, kokie yra vidutiniai rodikliai skirtingose industrijose ir kaip sutrumpinti samdos procesą.

Kas yra Time to Hire?

Time to Hire – tai personalo atrankų rodiklis, matuojantis dienų skaičių nuo momento, kai kandidatas patenka į atrankos procesą (pateikia paraišką, yra surandamas aktyvios paieškos metu arba rekomenduojamas), iki momento, kai priima darbo pasiūlymą.

Šis rodiklis parodo, kaip greitai organizacija sugeba identifikuoti, įvertinti ir pasamdyti tinkamą kandidatą jam patekus į atrankos procesą.

Kuo skiriasi Time to Fill ir Time to Hire?

Šie rodikliai dažnai painiojami, tačiau jie matuoja skirtingus etapus.

Time to Fill matuoja laiką nuo darbo pozicijos paskelbimo iki darbo pasiūlymo priėmimo.

Time to Hire matuoja laiką nuo kandidato patekimo į atrankos procesą iki darbo pasiūlymo priėmimo.

‍
Kodėl svarbu stebėti Time to Hire rodiklį?

Time to Hire yra vienas vertingiausių ir praktiškiausių personalo atrankų rodiklių. Jis padeda ne tik vertinti atrankų efektyvumą, bet ir gerinti kandidatų patirtį, mažinti kaštus bei priimti geresnius samdos sprendimus.

1. Jis parodo atrankų proceso efektyvumą

Time to Hire leidžia įvertinti, kaip greitai atrankos procesas juda tada, kai tinkamas kandidatas jau yra atrankos procese.

Šis rodiklis padeda suprasti:

• kaip efektyviai identifikuojami tinkami kandidatai;
• kaip greitai kandidatai pereina atrankos etapus;
• kaip operatyviai priimami samdos sprendimai.

Ilgas Time to Hire dažnai signalizuoja apie problemas, tokias kaip:

• lėtas pokalbių planavimas;
• užsitęsęs grįžtamasis ryšys;
• pernelyg sudėtingi sprendimų priėmimo procesai.

Jeigu tam tikras skyrius nuolat pasižymi ilgesne samdos trukme, galima analizuoti konkrečius etapus ir identifikuoti problemas.

2. Jis daro įtaką kandidatų patirčiai

Atrankos procesas dažnai tampa pirmuoju kandidato įspūdžiu apie organizaciją.

Ilgi laukimo laikotarpiai, vėluojantis grįžtamasis ryšys ar nuolat perplanuojami susitikimai gali sukelti nusivylimą ir paskatinti kandidatus pasitraukti iš proceso.

Tyrimai rodo, kad:

• daugiau nei 75 % kandidatų samdos greitį sieja su tuo, kiek darbdavys juos vertina;
• 57 % kandidatų praranda susidomėjimą, jei atrankos procesas užtrunka per ilgai.

Greitas ir sklandus procesas siunčia aiškią žinutę, kad organizacija yra profesionali, organizuota ir gerbianti kandidatų laiką.

3. Jis padeda pritraukti geriausius talentus

Konkurencingoje rinkoje stipriausi kandidatai dažnai darbo rinkoje išbūna vos apie 10 dienų.

Kuo greitesnis atrankos procesas, tuo didesnė tikimybė, kad kandidatas pasirinks jūsų pasiūlymą, o ne konkurentų.

Trumpesnis Time to Hire taip pat padeda:

• sumažinti riziką prarasti pasyvius kandidatus;
• didinti darbo pasiūlymų priėmimo rodiklį;
• mažinti bendras atrankų sąnaudas.

4. Jis mažina samdos kaštus

Kiekviena neužpildyta pozicija organizacijai kainuoja.

Ilgesnė samdos trukmė dažnai reiškia:

• didesnes laikino personalo išlaidas;
• daugiau viršvalandžių esamiems darbuotojams;
• mažesnį produktyvumą;
• didesnę atrankų proceso kainą.

Stebint Time to Hire tampa lengviau identifikuoti procesus, kurie kuria papildomus kaštus.

5. Jis padeda planuoti darbuotojų poreikį

Time to Hire leidžia tiksliau prognozuoti, kiek laiko užtruks konkrečių pozicijų užpildymas.

Tai padeda:

• planuoti projektus;
• pasiruošti sezoninėms samdos bangoms;
• efektyviau paskirstyti resursus tarp komandų.

Kartu su Time to Fill rodikliu jis suteikia pilną vaizdą apie organizacijos samdos greitį.

6. Jis leidžia nuolat tobulinti atrankų procesą

Nuosekliai stebimas Time to Hire tampa svarbiu rodikliu vertinant procesų pokyčius.

Jis leidžia atsakyti į tokius klausimus:

• Ar naujas ATS įrankis pagreitino atrankas?
• Ar naujas personalo atrankų partneris pagerino rezultatus?
• Ar konkrečioje lokacijoje samda vyksta lėčiau nei kitur?
• Kaip dabartiniai rezultatai atrodo lyginant su praėjusiu ketvirčiu?

Todėl šis rodiklis yra svarbi duomenimis grįstos HR strategijos dalis.

Time to Hire vidurkiai pasaulyje

Time to Hire rodiklio stebėjimas leidžia įvertinti, kaip jūsų organizacija atrodo rinkos kontekste.

Toliau pateikiami keli svarbūs orientyrai.

Bendras pasaulinis vidurkis

• Vidutinis Time to Hire pasaulyje – 44 dienos.
• 2023 metais šis rodiklis siekė 31 dieną.
• Vidutinė pokalbių etapo trukmė – 23 dienos.
• Geriausi kandidatai rinkoje dažniausiai prieinami tik apie 10 dienų.

Time to Hire pagal industriją

Remiantis Genius duomenimis, svetingumo ir mažmeninės prekybos sektoriuose samda vyksta greičiausiai, nes pozicijoms dažniausiai reikia mažiau specializuotų įgūdžių ir jose būdinga didesnė darbuotojų kaita.

‍

Tuo tarpu inžinerijos, gynybos ar kitose aukštos kvalifikacijos srityse samdos procesai dažnai trunka ilgiau dėl sudėtingesnių reikalavimų ir papildomų vertinimo etapų.

Time to Hire pagal funkciją

Workable duomenys rodo, kad samdos trukmė gali reikšmingai skirtis priklausomai nuo funkcijos – nuo klientų aptarnavimo iki technologijų ar vadovų pozicijų.

‍

Time to Hire pagal seniority lygį

Corporate Navigators duomenimis, kuo aukštesnė pozicija organizacijoje, tuo ilgesnis sprendimų priėmimo procesas.

‍

‍

Kaip apskaičiuoti Time to Hire?

Norint efektyviai valdyti samdos procesą, svarbu tiksliai matuoti Time to Hire rodiklį. Tai leidžia geriau suprasti atrankų efektyvumą, mažinti kandidatų pasitraukimo riziką ir greičiau pritraukti stipriausius talentus.

Nesvarbu, ar šį rodiklį skaičiuojate konkrečiai pozicijai, atskiram skyriui ar visai organizacijai, jis suteikia aiškų vaizdą, kaip greitai jūsų komanda juda nuo kandidato patekimo į atrankos procesą iki darbo pasiūlymo priėmimo.

Time to Hire formulė

Norint apskaičiuoti konkretaus kandidato Time to Hire rodiklį, naudojama formulė:

Time to Hire = Darbo pasiūlymo priėmimo data – Kandidato patekimo į atrankos procesą data

Kandidato patekimo į atrankos procesą data gali būti:

• paraiškos pateikimo data;
• aktyvios paieškos metu užmegzto kontakto data;
• rekomendacijos gavimo data;
• data, kai kandidatas sutiko dalyvauti atrankos procese.

Pavyzdys

Jeigu kandidatas pateikė paraišką spalio 1 dieną ir darbo pasiūlymą priėmė spalio 20 dieną:

Time to Hire = 20 – 1 = 19 dienų

Svarbu naudoti kalendorines, o ne darbo dienas, nebent organizacijoje taikoma kita metodika.

Vidutinio Time to Hire formulė

Norint apskaičiuoti vidutinę samdos trukmę kelioms pozicijoms ar tam tikram laikotarpiui, naudojama formulė:

Vidutinis Time to Hire = Visų Time to Hire reikšmių suma ÷ Užpildytų pozicijų skaičius

Pavyzdys

Tarkime, penkių darbuotojų samdos trukmė buvo:

• 15 dienų;
• 12 dienų;
• 16 dienų;
• 8 dienos;
• 17 dienų.

Tuomet:

(15 + 12 + 16 + 8 + 17) ÷ 5 = 13,6 dienos

Šis rodiklis leidžia objektyviai vertinti samdos greitį ir stebėti, ar procesų pokyčiai iš tiesų duoda rezultatų.

Kodėl svarbus tikslus skaičiavimas?

Norint, kad duomenys būtų naudingi, visos komandos turi vienodai suprasti:

• kada kandidatas laikomas patekusiu į atrankos procesą;
• kada laikoma, kad darbo pasiūlymas buvo priimtas.

Taip pat Time to Hire rekomenduojama vertinti kartu su kitais rodikliais:

• Time to Fill;
• darbo pasiūlymų priėmimo rodikliu;
• Quality of Hire rodikliu.

Tik tuomet galima susidaryti pilną samdos proceso vaizdą.

‍

‍

Kaip sutrumpinti Time to Hire? 7 praktiniai žingsniai

Gebėjimas greitai pritraukti stiprius specialistus dažnai tampa konkurenciniu pranašumu.

Todėl verta nuolat ieškoti būdų, kaip sumažinti Time to Hire ir kartu išlaikyti aukštą samdos kokybę.

1. Parenkite aiškius darbo skelbimus

Vienas efektyviausių būdų pagreitinti atrankas – nuo pat pradžių pritraukti tinkamus kandidatus ir sumažinti netinkamų paraiškų skaičių.

Geras darbo skelbimas turėtų:

• aiškiai apibrėžti atsakomybes;
• išskirti svarbiausius reikalavimus;
• nurodyti atlygio ribas, lokaciją ir darbo modelį;
• būti parašytas aiškia ir suprantama kalba;
• paaiškinti tolimesnius atrankos etapus.

Kai kandidatai tiksliai supranta lūkesčius, atrankos procesas vyksta greičiau.

2. Naudokite kandidatų valdymo sistemą (ATS)

Moderni kandidatų valdymo sistema padeda automatizuoti daugelį rutininių užduočių ir pagreitina sprendimų priėmimą.

Pagrindiniai privalumai:

• automatinis CV vertinimas;
• kandidatų reitingavimas;
• centralizuota komunikacija;
• paprastesnis pokalbių planavimas;
• greitesnis grįžtamojo ryšio surinkimas.

Tokios sistemos kaip Lever, Greenhouse ar Workable padeda reikšmingai sutrumpinti samdos procesą.

3. Automatizuokite komunikaciją su kandidatais

Prasta komunikacija yra viena dažniausių priežasčių, kodėl kandidatai pasitraukia iš proceso.

Automatiniai el. laiškai leidžia išlaikyti kandidatų įsitraukimą ir tuo pačiu sumažina administracinę naštą atrankų komandai.

Automatizuoti galima:

• paraiškos patvirtinimą;
• kvietimus į pokalbius;
• proceso atnaujinimus;
• informaciją apie kitus žingsnius;
• atsakymus kandidatams, kurie nebuvo atrinkti.

Tai gerina kandidatų patirtį ir mažina pasitraukimo riziką.

4. Išanalizuokite visą atrankos procesą

Norint sumažinti Time to Hire, pirmiausia reikia suprasti, kur procesas stringa.

Rekomenduojama:

• suskaidyti procesą į atskirus etapus;
• matuoti kiekvieno etapo trukmę;
• nustatyti aiškius terminus grįžtamajam ryšiui;
• atsisakyti perteklinių pokalbių ar vertinimų.

Tiksliai žinant, kur prarandamas laikas, daug lengviau optimizuoti procesą.

5. Investuokite į darbdavio įvaizdį

Stiprus darbdavio įvaizdis gali reikšmingai sutrumpinti samdos procesą.

Kandidatai greičiau priima sprendimus, kai jau pasitiki organizacija ir supranta jos vertybes.

Tam padeda:

• aiškiai komunikuojama organizacijos kultūra;
• darbuotojų istorijos ir atsiliepimai;
• aktyvi komunikacija LinkedIn ir kituose kanaluose;
• profesionali kandidatų patirtis viso proceso metu.

6. Naudokite išankstinius vertinimo testus

Kompetencijų ir asmenybės vertinimo testai leidžia greičiau identifikuoti stipriausius kandidatus.

Dažniausiai naudojami:

• asmenybės testai;
• kognityvinių gebėjimų vertinimai;
• kultūrinio suderinamumo klausimynai;
• techninių kompetencijų testai.

Tokiu būdu galima sumažinti laiką, skiriamą netinkamiems kandidatams vertinti.

7. Bendradarbiaukite su personalo atrankų partneriu

Kai vidiniai resursai yra riboti arba pozicija sunkiai užpildoma, personalo atrankų agentūra gali ženkliai sutrumpinti samdos procesą.

Tokie partneriai kaip TalentHub padeda:

• greičiau surasti kandidatus;
• atlikti pirminį jų vertinimą;
• sumažinti administracinę naštą;
• paspartinti sprendimų priėmimą;
• pateikti rinkos įžvalgas ir rekomendacijas.

Dirbdama su fintech, SaaS ir sparčiai augančiomis technologijų įmonėmis, TalentHub ne kartą padėjo klientams sutrumpinti samdos ciklus, pagerinti kandidatų patirtį ir greičiau pritraukti stiprius specialistus.

Jeigu norite sumažinti savo Time to Hire rodiklį ir efektyviau organizuoti samdos procesą, susisiekite su TalentHub komanda ir aptarkime, kaip galime padėti.

‍