Samdant naujus darbuotojus dažnai kyla klausimas, kiek žmonių iš jūsų komandos turėtų dalyvauti atrankos procese.
Ar visą atsakomybę patikėti vienam žmogui? Ar suburti atskirą komandą? Kaip atrankos procesas turėtų keistis priklausomai nuo ieškomos pozicijos?
Norėdami atsakyti į šiuos ir kitus klausimus, šiame straipsnyje aptarsime Full Cycle Recruiting – darbuotojų atrankos modelį, kai visas procesas valdomas nuo pradžios iki pabaigos.
Paaiškinsime, kas yra Full Cycle Recruiting, kaip šis modelis veikia ir kaip suprasti, ar jis tinkamas jūsų verslui.
Kas yra Full Cycle Recruiting?
Full Cycle Recruiting, dar vadinamas End-to-End, Full Life Cycle arba All-Inclusive Recruitment, – tai darbuotojų atrankos modelis, kai vienas atrankų specialistas, komanda arba agentūra prisiima atsakomybę už visus atrankos proceso etapus.
Tai reiškia, kad tas pats žmogus ar komanda rūpinasi:
- darbuotojų poreikio planavimu;
- kandidatų paieška;
- pirminiu kandidatų vertinimu;
- darbo pokalbiais;
- darbo pasiūlymo pateikimu ir derybomis;
- naujo darbuotojo įvedimu į organizaciją.
Ar už visą procesą turėtų būti atsakingas vienas žmogus, ar komanda, dažniausiai priklauso nuo organizacijos dydžio.
Pavyzdžiui, startuolyje, kuris dar tik pradeda kurti savo talentų pritraukimo strategiją, visą procesą dėl ribotų resursų greičiausiai valdys vienas atrankų specialistas arba samdantis vadovas.
Vidutinėse ir didelėse organizacijose skirtingi atrankos etapai gali būti paskirstyti keliems HR komandos nariams.
Tačiau Full Cycle Recruiting esmė nėra žmonių skaičius. Svarbiausia, kad vienas žmogus arba viena komanda būtų atsakingi už visą procesą ir atskiri jo etapai nebūtų perduodami tarpusavyje nesusijusiems specialistams.
Tokio modelio tikslas – užtikrinti nuoseklesnę kandidato patirtį ir aiškią atsakomybę už viso atrankos proceso rezultatus.
6 Full Cycle Recruiting etapai
Full Cycle Recruiting procesą sudaro 6 pagrindiniai etapai. Už juos visus turi būti atsakingas konkretus žmogus arba komanda – nesvarbu, ar procesas valdomas organizacijos viduje, ar pasitelkus išorinį RPO partnerį.
Jeigu viename iš etapų atsiranda problema – pavyzdžiui, neaiškiai aprašyta pozicija, prastai suplanuoti darbo pokalbiai ar paskubomis pateiktas pasiūlymas – jos pasekmės persikelia ir į vėlesnius atrankos etapus.
Būtent todėl Full Cycle Recruiting modelyje atsakomybė už visą procesą sutelkiama vienose rankose. Tai leidžia problemas pastebėti ir spręsti iš karto.
1 etapas: pasiruošimas
Pirmiausia atrankų specialistas ir samdantis vadovas turi vienodai suprasti, ko iš tikrųjų tikimasi iš būsimo darbuotojo.
Reikia aiškiai apibrėžti:
- atsakomybes;
- būtinas kompetencijas ir kvalifikaciją;
- pavaldumo struktūrą;
- atlygio intervalą.
Ši informacija tampa darbo skelbimo ir idealaus kandidato profilio pagrindu bei padeda atskirti pozicijai tinkamus kandidatus nuo tų, kurių patirtis ar lūkesčiai neatitinka poreikio.
Rengiant darbo skelbimą svarbu užtikrinti, kad jis:
- būtų aiškus ir lengvai skaitomas;
- būtų suskirstytas į trumpas, lengvai peržvelgiamas dalis;
- pristatytų ne tik poziciją, bet ir organizacijos misiją;
- aiškiai nurodytų darbo modelį ir siūlomas naudas.
Per daug abstraktūs arba perkrauti darbo skelbimai kandidatams neleidžia aiškiai suprasti būsimos pozicijos atsakomybių, o atrankų specialistams apsunkina tinkamiausių kandidatų pasirinkimą.
Patarimas: jei sunku parengti darbo skelbimą, kuris pritrauktų tinkamus kandidatus, verta pradėti nuo aiškiai apibrėžto pozicijos tikslo, atsakomybių ir reikalavimų.
2 etapas: kandidatų paieška
Kai pozicija aiškiai apibrėžta ir viduje visi sutaria dėl to, ko ieškoma, metas pasiekti kandidatus.
Aktyviai darbo ieškančius žmones galima pasiekti ten, kur jie patys ieško naujų galimybių – pavyzdžiui, darbo portaluose ar LinkedIn.
Tačiau norint pasiekti pasyvius kandidatus, kurie dažnai yra vieni stipriausių rinkoje, reikia aktyvesnės paieškos:
- tiesiogiai susisiekti su potencialiais kandidatais;
- pasitelkti darbuotojų rekomendacijas;
- dalyvauti profesiniuose ir kontaktų kūrimo renginiuose.
Patarimas: ieškant aukšto lygio vadovų ar itin specializuotų specialistų, potencialių kandidatų ratas gerokai susiaurėja. Tokiais atvejais įmonės dažnai kreipiasi į tokias personalo atrankų agentūras kaip TalentHub, kurios gali pasitelkti savo kontaktų tinklą ir rinkos patirtį.
3 etapas: pirminis kandidatų vertinimas
Jeigu jūsų resursai riboti, o paraiškų gaunate daug, būtina turėti aiškų kandidatų filtravimo procesą.
Daugelis atrankų specialistų tam naudoja ATS sistemas, kurios padeda valdyti visą atrankos ciklą, greičiau atrinkti tinkamiausius CV ir suplanuoti trumpus pirminius pokalbius.
Jų metu galima patikrinti pagrindinius kriterijus:
- minimalią reikalingą kvalifikaciją;
- atlygio lūkesčių atitikimą;
- kandidato galimą darbo pradžios datą.
4 etapas: kandidatų atranka
Sudarius trumpąjį kandidatų sąrašą galima pereiti prie struktūruotų darbo pokalbių, kuriuose dalyvauja samdantys vadovai ir kiti aktualūs komandos nariai.
Pokalbių etapų skaičius priklausys nuo pozicijos lygio.
Jaunesnio lygio specialistui gali pakakti vieno ar dviejų pokalbių, o ieškant aukšto lygio vadovo dažniausiai reikės kelių etapų, nes vieno pokalbio nepakanka norint tinkamai įvertinti:
- kompetencijas ir gebėjimus;
- technines žinias;
- praktinių užduočių atlikimą.
Kad ir kiek etapų sudarytų jūsų procesą, svarbiausia visus kandidatus vertinti pagal vienodus kriterijus.
5 etapas: samdymas
Kai atrankos procese lieka vienas pasirinktas kandidatas, metas pateikti oficialų darbo pasiūlymą.
Jame turėtų būti nurodyta:
- pareigybė;
- atlygis;
- darbo pradžios data;
- papildomos naudos.
Šiame etape neretai vyksta ir derybos. Pasiekus abiem pusėms tinkamą susitarimą, kandidatas priima darbo pasiūlymą.
6 etapas: naujo darbuotojo įvedimas
Kandidatui priėmus pasiūlymą ir atėjus darbo pradžios dienai, prasideda bandomasis laikotarpis ir darbuotojo įvedimas į organizaciją.
Šis etapas neapsiriboja dokumentų sutvarkymu ar darbo įrangos perdavimu.
Kokybiškas darbuotojo įvedimas reiškia ryšio kūrimą, pagalbą žmogui įsiliejant į organizaciją ir aiškų pasiruošimą būsimoms atsakomybėms.
Dar prieš pirmąją darbo dieną verta:
- suteikti reikalingas prieigas prie sistemų ir įrankių;
- iš anksto sutvarkyti kuo daugiau dokumentų;
- aiškiai apibrėžti darbuotojo atsakomybes;
- susitarti, kaip bus vertinama jo sėkmė.
4 Full Cycle Recruiting privalumai startuoliams ir augančioms komandoms
Startuoliams kiekvienas samdos sprendimas yra ypač svarbus.
Augdami ir siekdami ambicingų tikslų jie dažnai turi ribotus biudžetus, nedideles komandas ir dar neturi išvystytos HR infrastruktūros.
Full Cycle Recruiting modelis startuoliams gali būti ypač naudingas, nes užtikrina, kad visada yra konkretus žmogus, atsakingas už visą atrankos procesą.
1. Trumpesnis Time to Hire
Kai vienas atsakingas žmogus valdo visą procesą – nuo kandidatų paieškos ir koordinavimo iki darbo pasiūlymo – sprendimus galima priimti greičiau.
Startuoliams, konkuruojantiems dėl tų pačių kandidatų su didesnėmis ir daugiau resursų turinčiomis organizacijomis, greitis gali tapti svarbiu konkurenciniu pranašumu.
Kuo greičiau stiprus kandidatas gauna ir priima pasiūlymą, tuo mažesnė tikimybė, kad jį prarasite konkurentui.
2. Trumpesnis Time to Fill
Kai vienas atrankų specialistas valdo visą procesą, jis gali užtikrinti nuoseklią kandidatų paieškos strategiją.
Tai leidžia vykdyti tikslingesnę paiešką ir sudaryti kokybiškesnį trumpąjį kandidatų sąrašą.
Susitelkus į geriausiai poziciją atitinkančius žmones, mažiau laiko tenka skirti pokalbiams su netinkamais kandidatais, todėl poziciją galima užpildyti greičiau.
3. Aukštesnė samdos kokybė
Kai visą atranką valdo vienas žmogus, jis turi visą kontekstą apie poziciją, kandidatų rinką ir organizacijos poreikius.
Todėl lengviau suprasti, kuris kandidatas iš tiesų yra tinkamiausias.
Full Cycle Recruiting taip pat reiškia, kad tas pats specialistas, kuris prisidėjo prie darbo skelbimo parengimo, galiausiai pateikia kandidatui pasiūlymą. Dėl to pozicijos reikalavimai ir lūkesčiai neišsikreipia procesui keliaujant tarp skirtingų žmonių.
4. Didesnis darbo pasiūlymų priėmimo rodiklis
Kai visą procesą valdo vienas žmogus, kandidatas nuo pradžios iki pabaigos turi tą patį kontaktinį asmenį.
Tai leidžia sukurti stipresnį tarpusavio ryšį ir pasitikėjimą.
Toks nuoseklumas gali palengvinti derybas ir sumažinti tikimybę, kad kandidatas proceso metu tiesiog nustos komunikuoti.
Taip pat mažėja tikimybė, kad jis pasirinks konkurento pasiūlymą, nes visas procesas jaučiasi vientisas, o ne kaip nuolatinis perdavimas nuo vieno nepažįstamo žmogaus kitam.
4 Full Cycle Recruiting iššūkiai ir kaip juos įveikti
Nors vienas žmogus, atsakingas už visą atrankos procesą, gali reikšmingai sumažinti nesusipratimų ir klaidų skaičių, šis modelis turi ir savų iššūkių.
Problemos dažniausiai prasideda tuomet, kai išauga:
- kandidatų paraiškų skaičius;
- darbo pokalbių etapų skaičius;
- vienu metu vykstančių atrankų kiekis.
Štai keturi pagrindiniai iššūkiai, kuriuos verta įvertinti.
1. Administracinė našta ir perdegimo rizika
Vienu metu valdydamas visus etapus Full Cycle Recruiter nuolat persijungia tarp skirtingų užduočių:
- ieško kandidatų naujoms pozicijoms;
- vertina aktyvius kandidatus;
- koordinuoja darbo pokalbius;
- derasi dėl darbo pasiūlymų.
Jeigu pasikartojančios užduotys nėra automatizuotos, toks darbo krūvis ilgainiui gali tapti sunkiai valdomas.
ATS sistema gali gerokai sumažinti administracinę naštą automatizuodama:
- pokalbių planavimą;
- el. laiškų priminimus;
- kandidatų statusų sekimą.
Tai leidžia atrankų specialistui daugiau laiko skirti užduotims, kurioms iš tiesų reikalingas žmogaus vertinimas.
2. Kandidatų pasitraukimas iš proceso ir komunikacijos nutraukimas
Vienas kontaktinis asmuo yra privalumas tik tada, kai jis gali operatyviai komunikuoti.
Jeigu Full Cycle Recruiter vienu metu valdo per daug pozicijų, komunikacija gali sulėtėti.
Kandidatų rinkoje ilga tyla gali būti suprasta kaip prasto organizuotumo ženklas. Negavę informacijos apie procesą kandidatai gali priimti konkurentų pasiūlymus net neįspėję jūsų komandos.
Todėl dar proceso pradžioje verta aiškiai susitarti dėl komunikacijos terminų ir naudoti ATS priminimus, padedančius jų laikytis net ir intensyviausiais laikotarpiais.
3. Nesuderinti atrankų specialisto ir samdančio vadovo lūkesčiai
Kai atrankų specialistas valdo visą kandidatų procesą, klaidingai suprastas poreikis pačioje pradžioje turi įtakos visiems vėlesniems etapams.
Jeigu prieš pradedant kandidatų paiešką atrankų specialistas ir samdantis vadovas nesutaria, kaip atrodo tinkamas kandidatas, gali būti praleistos savaitės vertinant žmones pagal netinkamus kriterijus.
To išvengti padeda:
- struktūruotas pradinis pozicijos aptarimas;
- standartizuotos kandidatų vertinimo kortelės;
- iš anksto suderinti atrankos kriterijai.
4. Didelis netinkamų kandidatų srautas
Neaiškūs darbo skelbimai pritraukia daug kandidatų, tačiau jų tinkamumas pozicijai dažnai būna žemas.
Kai visus CV turi peržiūrėti vienas žmogus, tai tampa ypač brangu laiko prasme.
Aiškiai ir konkrečiai parašytas darbo skelbimas, kuriame nurodyti būtini reikalavimai bei atrankos kriterijai, padeda filtruoti kandidatus dar prieš jiems patenkant į aktyvų atrankos procesą.
Kartu su ATS filtrais tai leidžia išlaikyti valdomą kandidatų srautą neprarandant potencialiai stiprių žmonių.
Kaip suprasti, ar Full Cycle Recruiting tinka jūsų organizacijai?
Visame straipsnyje aptarėme, kada ir kaip Full Cycle Recruiting gali būti naudojamas darbuotojų atrankose.
Tačiau kaip suprasti, ar šis modelis iš tiesų tinkamas būtent jūsų organizacijai?
Atsakykite į penkis klausimus.
1 klausimas: kiek žmonių pasamdote per metus?
Jeigu per metus samdote palyginti nedaug žmonių – orientacinė riba galėtų būti iki 20 – Full Cycle Recruiting dažniausiai yra tinkamas pasirinkimas, nes tokį atrankų kiekį gali valdyti vienas žmogus.
Jeigu per metus samdote daugiau nei 20 darbuotojų, verta atsižvelgti ir į tai, kokio tipo pozicijas dažniausiai reikia užpildyti.
2 klausimas: kokių darbuotojų ieškote?
Ypač svarbu įvertinti, ar dažniausiai ieškote:
- aukšto lygio specialistų;
- nišinių kompetencijų turinčių kandidatų;
- aukščiausio lygio vadovų.
Tokiose atrankose specialisto gebėjimas giliai suprasti poziciją ir palaikyti glaudų ryšį su samdančiu vadovu turi tiesioginę įtaką rezultatui.
Todėl Full Cycle Recruiting gali būti tinkamas nepriklausomai nuo organizacijos dydžio.
Šių pozicijų kandidatų rinka dažniausiai yra nedidelė, todėl gali prireikti daugiau pastangų ne tik juos surasti, bet ir sudominti pasiūlymu.
Tuo tarpu didelės apimties ir pasikartojančioms atrankoms dažnai efektyvesnis funkcijų paskirstymo modelis, kai svarbiau greitai apdoroti didelį kandidatų srautą. Pavyzdžiui, tai gali būti klientų aptarnavimo pozicijos.
3 klausimas: kaip atrodo dabartinė jūsų komandos struktūra?
Vienas atrankų specialistas arba nedidelė HR komanda natūraliai tinka Full Cycle Recruiting modeliui, nes resursai yra riboti.
Jeigu komandoje jau turite atskirus kandidatų paieškos specialistus, koordinatorius ir atrankų specialistus, prasmingiau išnaudoti jų specializaciją ir atsakomybes paskirstyti.
4 klausimas: kaip gerai dokumentuoti jūsų procesai?
Full Cycle Recruiting modelyje daug organizacijos žinių sutelkiama vieno žmogaus rankose.
Jeigu jūsų ATS sistema ir procesų dokumentacija nėra pakankamai išvystyti, kad atranka galėtų sklandžiai tęstis specialistui išėjus atostogų ar palikus organizaciją, toks žinių sutelkimas tampa rizika.
5 klausimas: ar jūsų samdos poreikiai stabilūs, ar sparčiai keičiasi?
Į spartaus augimo etapą pereinančios komandos dažnai Full Cycle Recruiting modelį išauga greičiau, nei tikisi.
Todėl geriau pradėti kurti atskirų funkcijų pajėgumus dar prieš atrankų apimčiai tampant sunkiai valdomai, nei bandyti pertvarkyti visą sistemą jau patiriant spaudimą.
Daugumai organizacijų praktiškiausias sprendimas yra derinti abu modelius:
- Full Cycle Recruiting taikyti vadovų ir nišinėms atrankoms.
- Didelės apimties atrankose atsakomybes paskirstyti tarp specialistų.
- Šiuos modelius vertinti ne kaip konkuruojančius, o kaip vienas kitą papildančius sprendimus.
Patarimas: jeigu norite darbuotojų atrankas išlaikyti organizacijos viduje, tačiau trūksta aiškios sistemos, verta susikurti standartizuotą Full Cycle Recruiting procesą, kurį galėtų nuosekliai taikyti jūsų komanda.
Taigi, tai svarbiausi dalykai, kuriuos verta žinoti apie visą darbuotojų atrankos ciklą.
Kaip minėjome straipsnio pradžioje, darbuotojų atranka gali būti sudėtinga – ypač startuoliams, kurie dažnai turi ribotus resursus. Todėl visiškai įprasta visą atrankos procesą perduoti personalo atrankų agentūrai, kuri tampa už visą Full Cycle Recruiting procesą atsakingu partneriu.
Kaip TalentHub valdo visą darbuotojų atrankos ciklą?
TalentHub atrankų partneriai tampa jūsų komandos dalimi – susipažįsta su organizacijos vertybėmis, kultūra ir atrankos kriterijais bei valdo visą procesą nuo kandidatų srauto sukūrimo iki derybų dėl darbo pasiūlymo ir pagalbos įvedant naują darbuotoją.
Kandidatui šis procesas atrodo kaip natūrali jūsų organizacijos atrankų dalis, o ne bendravimas su nuo įmonės nutolusiu išoriniu partneriu.
Priklausomai nuo jūsų poreikių, TalentHub siūlo tris bendradarbiavimo modelius:
- Full Cycle Recruitment – sudėtingoms ar sunkiai užpildomoms pozicijoms, kai reikalingas viso proceso valdymas nuo pradžios iki pabaigos;
- Sourcing – sparčiai augančioms komandoms, kurioms reikia greitai pasiekti stiprius ir sunkiai randamus kandidatus;
- RPO – organizacijoms, vykdančioms sezonines arba didelės apimties atrankas ir norinčioms perduoti viso kandidatų srauto valdymą išoriniam partneriui neapkraunant vidinės komandos.
Jeigu būtent tokios pagalbos trūksta jūsų verslui, susisiekite su TalentHub ir rezervuokite nemokamą 30 minučių konsultaciją. Aptarsime jūsų samdos poreikius ir padėsime pasirinkti tinkamiausią atrankų modelį.
